장부 대조 엑셀 양식: 차이를 추적하게 하는 열 구성

장부 대조는 작성자만 읽을 수 있는 엑셀 파일로 끝나는 경우가 많습니다. 열 몇 개, 숫자로 덮어쓴 수식, "확인"이라고만 적힌 메모 칸이 전부입니다. 2주 뒤에는 340행의 12가 실사 수량인지, 조정 수량인지, 오타인지 아무도 알 수 없습니다. 시트와 열을 제대로 구성하면 같은 데이터를 누구든 장부에서 선반까지 따라갈 수 있는 자료로 바꿀 수 있습니다.

원본과 작업 시트를 분리합니다

시트는 여섯 개면 충분하고, 각각은 짧아도 됩니다.

• 정보: 조사 이름, 컷오프 날짜와 시각, 원본 파일 이름과 내려받은 시각, 버전, 작성자를 적습니다.
• 장부: 1C, ERP, 엑셀에서 받은 데이터를 받은 그대로 붙여 넣습니다. 수정하지 않습니다.
• 스캔: 위치, 품목, 수량, 시각, 계수 담당자가 있는 스캔 기록입니다.
• 대조: 품목 키당 한 줄을 쓰는 작업 시트입니다.
• 미대응: 장부 또는 실사 한쪽에만 있는 줄을 모읍니다.
• 변경 기록: 첫 버전 이후에 고친 내용을 날짜, 담당자, 내용, 이유로 남깁니다.

원본 시트는 보호하거나 색을 달리하고, 그 자리에서 정렬하거나 고치지 않습니다.

대조 시트의 열 구성

1. 품목 키: 두 자료에서 공통으로 쓰는 하나의 코드입니다. 텍스트 서식으로 저장합니다.
2. 품명과 단위.
3. 위치 또는 구역: 장부가 위치별이면 위치를, 아니면 주 보관 위치를 적습니다.
4. 장부 수량: 장부 시트에서 수식으로 가져옵니다.
5. 실사 수량: 스캔 시트에서 수식으로 합산합니다.
6. 차이: 실사 수량에서 장부 수량을 뺍니다. 머리글에 부호 기준을 적습니다. 음수는 부족입니다.
7. 단가와 차이 금액: 차이에 단가를 곱합니다.
8. 재확인 수량과 확정 수량.
9. 원인 코드: 정해진 목록에서 고릅니다.
10. 담당자: 원인을 조사할 사람의 이름입니다.
11. 상태: 미결, 설명 완료, 재확인 완료, 조정 대상, 종결 중에서 고릅니다.
12. 메모와 참조: 문서 번호, 사진 파일 이름을 적습니다.

수식과 검산

• 장부 수량과 실사 수량은 입력하지 않고 품목 키 기준의 SUMIFS로 가져옵니다. 데이터를 다시 내려받아도 시트가 갱신됩니다.
• 시트 위쪽에 검산 합계를 둡니다. 장부 시트의 수량 합계는 대조 시트의 장부 수량 합계에 미대응 장부 줄을 더한 값과 같아야 하고, 실사도 마찬가지입니다. 맞지 않으면 어딘가에서 줄이 빠진 것이며, 대개 코드 끝의 공백이 원인입니다. 설명을 위한 예로, 장부 시트 합계가 48,310개이고 대조 시트가 48,250개이며 미대응 줄이 60개라면 맞습니다.
• 품목 키가 중복되지 않았는지 확인합니다. 같은 키가 두 줄이면 수량이 두 번 계산됩니다.
• 차이가 0이 아닌 줄은 필터로 모아 보고, 미결 건수를 시트 위쪽에 표시합니다.
• 수식 열은 보호하고 사람이 입력하는 열은 색으로 구분하여 수식을 숫자로 덮어쓰지 못하게 합니다.

원인 코드와 상태는 목록에서 고릅니다

원인과 상태 칸은 자유 입력이 아니라 드롭다운 목록(데이터 유효성 검사)으로 만듭니다. 원인은 입력 오류, 시점 차이, 위치 혼동, 계수 오류, 실제 부족, 미확인 정도로 충분합니다. 자유롭게 적으면 나중에 정렬도 집계도 되지 않습니다.

설명을 위한 예입니다. 품목 AB-1042 브레이크 패드 세트는 장부 120, 실사 108로 차이가 -12이고, 단가가 45달러라면 차이 금액은 -540달러입니다. 같은 가격의 비슷한 패드 AB-1043은 장부 80, 실사 92로 +12입니다. 두 줄 모두 원인은 위치 혼동, 담당자는 같은 사람이고 메모에는 "AB-1042와 AB-1043 한 쌍, 사진 참조"라고 적습니다. 금액으로 보면 두 줄은 서로 상쇄됩니다.

정리

좋은 대조 파일은 열이 많은 파일이 아니라 모든 숫자의 출처를 알 수 있는 파일입니다. Smart Inventory는 품목별 장부 수량, 실사 수량, 차이 수량과 금액, 위치와 메모를 한 장의 표로 정리한 차이 목록과 스캔 기록 원본, ERP·1C 입력용 파일을 전달하므로 귀사의 담당자가 같은 파일에서 이어서 작업할 수 있습니다.