재고 조정 처리: 사유 코드와 승인 절차

조사가 끝나면 장부를 선반의 실물에 맞게 고칩니다. 이 정정, 곧 재고 조정은 전체 과정에서 가장 민감한 단계입니다. 재무팀과 본사가 읽는 숫자가 바뀌기 때문입니다. 허술하게 처리하면 차이는 아무도 이유를 모른 채 사라집니다. 사유 코드와 이름이 정해진 승인자가 있으면 본사 감사인이 따라갈 수 있는 기록이 남습니다. 아래 절차는 작은 창고에서도 쓸 수 있을 만큼 단순합니다.

설명이 나올 때까지 조정을 보류합니다

조사가 진행되는 동안에는 아무것도 장부에 반영하지 않습니다. 먼저 원인(입력 오류, 시점 차이, 혼동, 계수 오류, 원인 불명)이 붙은 최종 차이 목록을 만듭니다. 보류하는 동안에도 목록은 매일 갱신하고, 설명이 붙은 줄만 다음 단계로 넘깁니다. 설명이 있거나 결정이 난 차이만 조정 단계로 넘어갑니다. 시점 차이는 조정이 아닙니다. 빠진 문서를 실제 날짜로 입력하면 됩니다. 재고를 폐기 처리할지는 조사팀이 아니라 법인이 판단할 사항이며, 조사팀은 판단에 필요한 사실을 제공합니다.

사유 코드를 정합니다

짧고 고정된 목록을 씁니다. 예시는 다음과 같습니다.

• A1 수량 정정: 입력 오류를 바로잡습니다.
• A2 품목 간 이체: 혼동된 한 쌍에서 한쪽은 줄이고 다른 쪽은 같은 수량만큼 늘립니다.
• A3 파손·폐기 처리: 사진 등 근거가 있는 경우입니다.
• A4 원인 불명 부족 처리
• A5 원인 불명 잉여 입력

모든 줄에는 코드 하나와 짧은 메모를 붙입니다. A4와 A5의 비중이 높다면 경고 신호입니다. 분기별 비교가 가능하도록 코드 목록은 조사마다 바꾸지 말고 계속 같은 것을 씁니다.

승인 한도를 둡니다

한도는 회사가 정하며, 아래 숫자는 예시일 뿐입니다. 설명을 위해 차이 목록이 40줄이라고 해 보겠습니다. 22줄은 시점 차이여서 빠진 문서를 입력하면 끝납니다. 8줄은 A1, 4줄은 A2(두 쌍), 4줄은 A3, 2줄은 A4입니다. 조정이 필요한 18줄 가운데 줄당 200달러를 넘는 3줄(A3 한 줄, A4 두 줄)만 재무 관리자에게 올라가고, 나머지는 창고 단계에서 끝납니다.

• 줄당 200달러, 합계 1,000달러까지: 창고 관리자와 경리 담당자
• 줄당 2,000달러까지: 재무 관리자
• 그 이상: 현지 법인 대표, 본사에는 보고

수량만이 아니라 금액을 기준으로 삼고, A4와 A5는 A1, A2보다 낮은 한도를 둡니다. 세는 사람, 조정을 입력하는 사람, 승인하는 사람은 서로 다른 세 사람이어야 합니다. 승인자가 휴가 중일 때의 대리 승인자도 이름으로 정해 둡니다.

줄마다 근거를 붙이고, 서로 상쇄하지 않습니다

위치 스캔 기록, 재확인 결과, 관련 문서 번호, 파손 사진, 원인 메모, 승인자의 서명과 날짜를 붙여 차이 목록과 함께 폴더에 보관합니다.

한 품목의 잉여를 다른 품목의 부족과 맞바꿔 없애지 마십시오. 확인된 혼동 한 쌍(A2)이 아니라면 상쇄는 서로 다른 두 오류를 숨기고 금액도 왜곡합니다. 확인하기 전에 "0으로 맞추기" 위해 조정하는 것도 같은 이유로 금지합니다.

입력 후 점검

조정은 한 사람이 혼자 입력하지 않고, 입력한 내용을 다른 사람이 승인 목록과 한 줄씩 대조합니다. 조정을 입력한 뒤에는 장부를 다시 내려받아, 입력된 수량의 합이 승인된 목록의 합과 같은지 확인합니다. 조정 대장에는 날짜, 문서 번호, 조정 전후 수량, 코드, 승인자를 남깁니다. 분기마다 대장을 검토해 어떤 코드가 가장 많은지 봅니다. 같은 품목이나 같은 교대에서 A4가 반복되면 조사 대상입니다.

정리

조정은 장부를 고치는 일이 아니라 고친 이유를 남기는 일입니다. 코드, 한도, 근거, 분리된 담당자가 있으면 숫자를 바로잡는 동시에 추적할 수 있는 기록이 남습니다. Smart Inventory는 차이 목록과 근거 자료를 제공하며, 손실 처리와 장부 반영은 법인이 판단합니다.