본사와 현지 장부의 단위·통화가 다를 때

본사는 전선을 미터로 셉니다. 현지 법인은 같은 전선을 드럼 단위로 사서 장부에도 드럼으로 적습니다. 본사는 재고를 달러로 평가하는데 현지 장부는 숨(so'm)으로 적고, 서울에는 원화로 보고해야 하는 경우도 있습니다. 어느 쪽도 틀리지 않았지만, 단위와 통화를 먼저 정하지 않고 세면 두 합계를 서로 비교할 수 없습니다. 같은 재고가 한 파일에서는 잉여로, 다른 파일에서는 부족으로 나타납니다.

어긋나는 세 가지 유형

1. 포장 단위: 개, 박스, 파렛트처럼 묶음의 크기가 다릅니다. 한 박스가 이곳에서는 12개이고 저곳에서는 10개일 수 있습니다.
2. 측정 단위: kg과 개, m와 롤, 리터와 kg(밀도가 필요합니다)처럼 단위의 종류 자체가 다릅니다.
3. 통화와 시점: 원화, 달러, 숨 가운데 어느 통화로 평가하는지, 그리고 어느 날의 환율을 쓰는지가 다릅니다.

수량: 품목마다 기본 단위 하나

• 품목마다 실제로 세는 가장 작은 단위를 기본 단위로 정합니다. 개, m, kg 등입니다.
• 다른 단위에서 기본 단위로 가는 환산 계수를 대응표의 코드 옆에 적습니다. 예를 들어 1드럼 = 500m, 1박스 = 24개입니다.
• 선반에서 보이는 단위(가득 찬 박스)로 세어도 되지만 기본 단위로 환산한 값을 함께 기록합니다. 환산은 머릿속이 아니라 파일에서 합니다.
• 환산 계수가 공급사마다 달라지는지 확인합니다. 같은 품목이라도 드럼 길이가 305m일 때와 500m일 때가 있다면 날짜가 붙은 계수로 관리하거나 별도 품목으로 나눕니다.

설명을 위한 예입니다. 본사는 전선을 m로, 현지 장부는 드럼으로 관리하고, 장부에는 12드럼이 있습니다. 현장에는 가득 찬 드럼 11개와 180m가 남은 드럼 1개가 있습니다. 1드럼이 500m라면 장부는 12 × 500 = 6,000m, 실사는 11 × 500 + 180 = 5,680m이므로 차이는 -320m입니다. 드럼 기준으로 "11.36 대 12"라고만 적었다면 무슨 차이인지 바로 읽기 어렵습니다.

금액: 원가 기준, 환율, 기준일을 하나로

조사를 시작하기 전에 다음 항목을 합의합니다.

• 어떤 원가를 쓰는지: 매입 원가, 장부의 평균 원가, 본사의 표준 원가 중 하나입니다.
• 원본 데이터의 통화와 결과 파일의 통화
• 어떤 환율을 쓰는지: 컷오프 당일의 공식 환율인지, 월평균인지, 본사 지침에 따른 환율인지, 그리고 누가 그 환율을 제공하는지
• 반올림을 줄 단위로 할지 합계에서 할지

설명을 위해 1달러 = 12,000숨이라고 가정해 보겠습니다(예시를 위한 가상의 환율입니다). 단가가 24,000숨이면 2.00달러입니다. 500개 부족은 500 × 24,000 = 12,000,000숨이고 1,000달러입니다. 같은 줄을 다른 날의 환율 12,300으로 바꾸면 약 975.6달러가 되어, 재고는 그대로인데 24달러가 달라집니다. 300줄이 이런 식으로 어긋나면 환율 차이만으로도 큰 논쟁이 생깁니다.

실수가 숨는 곳

• 소수점 표기: 러시아어나 우즈베크어 설정의 엑셀은 쉼표를, 한국어나 영어 설정은 점을 씁니다. "1,5"가 1.5인지 1,500인지는 설정에 따라 달라집니다. 파일을 합치기 전에 합계를 반드시 확인하십시오.
• 단위 이름 표기: pcs, ea, шт, 개처럼 같은 단위가 다르게 적혀 있으면 하나로 통일합니다.
• 0.5박스 같은 소수 단위는 낱개로 환산해 정수로 기록합니다.
• 이미 환산된 파일: 서로 다른 시점에 환산된 금액 열이 섞여 있지 않은지 확인합니다.

기준을 한 장에 적어 둡니다

결과 파일 맨 앞에 한 장짜리 기준표를 두고, 기본 단위 규칙, 환산표의 버전, 원가 기준, 통화, 환율과 기준일, 반올림 방식을 적습니다. 나중에 다른 환율로 다시 계산해야 할 때도 같은 방식으로 재현할 수 있습니다.

정리

단위와 통화는 조사가 끝난 뒤에 맞추면 이미 늦습니다. 기본 단위, 환산표, 원가 기준, 환율을 먼저 정해 두면 두 장부의 합계가 같은 말을 하게 됩니다. Smart Inventory는 본사가 쓰는 단위와 통화 기준이 따로 있을 때 조사를 시작하기 전에 결과표의 형식부터 함께 정하고, 환산 기준을 결과 파일에 그대로 남깁니다.