IT·사무 기기 실사: 시리얼 번호, 사용자, 위치

사무 기기는 가장 세기 쉬운 자산이면서 가장 틀리기 쉬운 자산입니다. 노트북은 월요일에는 책상 위에 있고, 화요일에는 가방 속에 있고, 수요일에는 거래처에 있습니다. 모니터는 책상끼리 바뀌고, 휴대폰은 사용자와 함께 집으로 가는데 대장에는 아직 "12호실"이라고 적혀 있습니다. 설비를 셀 때와는 질문이 달라야 합니다. 어디에 있는지뿐 아니라 누가 가지고 있는지를 물어야 합니다.

한 번에 세 가지를 기록합니다

기기를 한 번 확인할 때 자산 번호, 시리얼 번호, 사용자를 함께 기록합니다. 위치와 상태도 같은 줄에 적습니다.

• 자산 번호: 기기에 붙은 라벨의 번호입니다.
• 종류와 모델: 노트북, 모니터, 휴대폰, 독 스테이션, 프린터 중 하나와 기기에 적힌 모델명입니다.
• 시리얼 번호: 기기 자체에 표시된 번호입니다.
• 사용자: 이름과 부서입니다.
• 위치: 건물, 층, 방, 또는 "사용자 보유(원격)"입니다.
• 상태: 정상, 파손, 예비 중 하나입니다. 충전기 같은 부속품도 필요하면 적습니다.

기기를 열거나 로그인하거나 안의 데이터를 보는 일은 하지 않습니다. 이 조사에서 기록하는 것은 식별 정보뿐입니다.

시리얼 번호는 기기에서 직접 읽습니다

• 상자나 오래된 대장이 아니라 기기 뒷면의 라벨이나 플레이트에 인쇄된 번호를 읽습니다. 바코드가 있으면 스캔합니다.
• 시리얼 번호에는 O와 0, I와 1, B와 8처럼 헷갈리는 글자가 많습니다. 플레이트를 사진으로 남겨 두면 의심스러운 글자를 나중에 확인할 수 있습니다.
• 목록에 같은 시리얼 번호가 두 번 나오지 않는지 확인합니다. 중복은 입력 실수나 기기가 바뀌었다는 신호입니다.

방이 아니라 사람 기준으로 셉니다

• 며칠 전에 조사 일정을 알리고, 기기를 책상 위에 두거나 정해진 시간에 지정 장소로 가져오도록 안내합니다.
• 정해진 경로를 따라 책상별로 돌고, 자리를 비운 사용자는 "부재"로 표시하여 메모를 남긴 뒤 다음 날 다시 확인합니다.
• 원격 근무자와 출장 중인 직원은 라벨과 시리얼 번호가 보이는 사진을 지정 담당자에게 당일 보내도록 하고 "사진으로 확인"이라고 표시합니다.
• 예비 장비와 보관 중인 기기는 캐비닛이나 IT실을 하나의 위치로 보고 같은 양식으로 기록합니다.
• IT 부서가 따로 관리하는 기기 목록이 있으면 두 번째 근거로 비교합니다.
• 임시 직원이나 외부 인력에게 빌려준 기기는 사용자 이름 옆에 반납 예정일을 적습니다.

찾지 못한 기기

찾지 못한 기기의 후속 조치를 누가 맡을지 조사 전에 정해 둡니다. 설명을 위한 일정의 예입니다. 첫날에는 "미확인"으로 표시하고 사용자와 주변 동료에게 묻습니다. 3일째에는 사용자의 상급자에게 확인합니다. 7일째에는 자산 담당자에게 서면으로 전달합니다. 그 이후의 조치는 회사가 결정할 일이며 재무, 보안, 인사 부서가 관여할 수 있습니다. 장부 처리와 법적 대응은 회계 담당자와 법률 전문가에게 확인하십시오. 조사의 역할은 마지막으로 알려진 사용자와 위치, 날짜가 담긴 미확인 목록을 정확하게 넘기는 것입니다. 누구를 탓하지 말고 사실만 기록합니다. 한 달 뒤에 미확인 목록을 한 번 더 점검하십시오. 서랍이나 창고를 정리하다가 나타나는 기기가 적지 않습니다.

설명을 위한 예입니다. 직원 120명, 라벨이 붙은 기기 214대인 사무실에서 책상에서 확인한 것이 196대, 사진으로 확인한 것이 11대, IT 캐비닛의 예비품이 4대, 찾지 못한 것이 3대(모니터 2대, 휴대폰 1대)입니다. 196, 11, 4, 3을 더하면 214대입니다. 이와 별도로 대장에 없는 기기가 5대 나왔다면 "장부에 없는 자산"으로 분류합니다.

정리

사무 기기 실사는 라벨, 시리얼 번호, 사용자를 한 번에 확인하고, 찾지 못한 기기의 후속 담당자를 미리 정해 두면 끝나는 일입니다. Smart Inventory는 IT·사무 자산에 바코드 라벨을 붙이고 시리얼 번호, 사용자, 위치를 한 번에 기록한 뒤 자산 대장과 대조하여, 없어진 기기와 장부에 없는 기기를 따로 정리합니다.