임차·위탁 설비: 자사 자산과 구분해 관리하기

조사팀이 깨끗한 자산 라벨이 붙은 기계를 발견해 목록에 적고 지나갑니다. 일주일 뒤 재무팀이 그 기계가 왜 자산 목록에 있는지 묻습니다. 리스 회사의 소유였기 때문입니다. 반대의 경우도 있습니다. 공급사의 시험용 지그가 2년 동안 공장에 있었는데 어떤 목록에도 없어서 정리하는 날 폐기됩니다. 현장에 있지만 우리 소유가 아닌 설비도 자사 자산과 같은 수준으로 관리해야 하지만, 반드시 서로 분리해서 관리해야 합니다.

섞이면 생기는 문제

• 자산 대장의 합계가 다른 의미를 갖게 되어 실사 결과가 왜곡됩니다.
• 계약이 끝나면 소유자는 모든 물품을 상태와 함께 돌려받길 원합니다. 목록이 없으면 어떤 물품이 어디에 있는지 답할 수 없습니다.
• 파손이나 분실은 계약에 따라 처리되므로 받았을 때의 상태를 보여 줄 수 있어야 합니다.
• 소유자가 같은 설비를 새 모델로 교체하면 옛 번호의 라벨이 새 설비에 그대로 남기 쉽습니다.
• 라벨이 없는 채 놓여 있는 설비는 폐기물이나 유휴 설비로 오해받기 쉽습니다.

이런 설비를 회계에서 어떻게 처리하는지와 계약이 요구하는 사항은 회계 담당자와 법률 전문가에게 확인하십시오. 이 글은 실물을 식별하고 추적하는 방법만 다룹니다.

별도 목록과 다른 라벨

• 라벨을 다르게 합니다. 색과 문구를 달리하여 "회사 소유 아님, 소유자: ○○"라고 적습니다. 번호도 L-001, C-001처럼 접두 문자를 붙인 별도 번호 체계를 써서 자사 자산 번호와 혼동되지 않게 합니다.
• 별도 목록에는 다음 항목을 둡니다. 라벨 번호, 품명, 모델과 시리얼 번호, 소유자(리스 회사, 공급사, 고객사), 계약 참조 번호, 시작일과 종료일, 인수 시 상태, 위치, 보관 책임자, 계약상 유지보수 책임, 소유자 측 연락처입니다.
• 자사 자산 대장에 합쳐 넣지 않고 참조 번호로만 연결합니다.

주의할 점이 하나 있습니다. 라벨을 붙여도 되는지는 계약서에서 확인하십시오. 허용되지 않거나 소유자의 명판이 반드시 보여야 한다면 받침대에 라벨을 붙이거나 사진과 위치로 기록합니다.

인계 시점의 상태 기록

물품을 받을 때 소유자 측 담당자와 함께 모든 면과 시리얼 플레이트를 사진으로 남깁니다. 기존 손상과 계측값(가동 시간 등)이 있으면 적고 양쪽이 서명합니다. 반환할 때도 같은 방식으로 합니다. 사진은 목록과 함께 보관합니다.

조사 때마다 확인할 일

• 제3자 소유 물품도 같은 동선에서 라벨을 스캔하여 별도 목록과 대조합니다. 결과는 확인됨, 찾지 못함, 목록에 없음으로 나눕니다.
• 1년에 한 번이나 계약의 단계마다 소유자에게 우리 현장에 놓아 둔 물품의 목록을 요청하여 비교합니다. 처음에는 차이가 나는 것이 정상이며 다른 차이와 똑같이 취급합니다.
• 소유자가 점검이나 교체를 위해 가져간 물품은 "외부 반출"로 표시하고 돌아올 날짜를 적습니다.
• 어느 목록에도 없는 물품은 자사 자산으로 태깅하지 말고 먼저 물어봅니다.

반환과 계약 종료

소유자 측 담당자가 서명한 반환 전표를 받고, 목록을 갱신하며, 우리가 붙인 라벨을 제거하되 소유자의 명판은 그대로 둡니다. 반출할 때의 상태도 사진으로 남깁니다. 반환한 물품은 목록에서 지우지 말고 날짜와 함께 "반환"으로 남겨 둡니다.

설명을 위한 예입니다. 자사 자산 480개와 제3자 소유 물품 35개가 있는 공장이 있습니다. 35개의 내역은 리스 22개, 공급사 소유 시험 지그 9개, 고객사 소유 공구 4개입니다. 조사에서 33개가 확인되고 1개는 찾지 못했으며 1개는 어느 목록에도 없는 지그였습니다.

정리

현장에 있다고 해서 우리 자산은 아닙니다. 라벨 색을 달리하고 소유자와 조건을 담은 별도 목록을 두며 조사 때마다 같은 동선에서 확인하면 자사 자산 대장은 깨끗하게 유지됩니다. Smart Inventory는 설비에 바코드나 RFID 라벨을 붙일 때 소유 구분에 따라 라벨을 나누어 쓸 수 있고, 결과는 자산 대장과 대조해 없어진 자산, 장부에 없는 자산과 함께 제3자 소유 물품을 따로 정리합니다.