공장이 가동 중일 때 컷오프 시점 정하기

재고조사 동안 물품의 움직임이 멈춘다면 컷오프는 간단합니다. 전날 마감한 장부를 선반의 실물과 비교하면 되기 때문입니다. 그러나 공장이 계속 돌아가면 사람들이 세는 동안에도 물품은 들어오고 나갑니다. 장부와 실사가 함께 기준으로 삼는 시점, 곧 컷오프가 정해져 있지 않으면 모든 차이가 말다툼이 됩니다. 조사원이 지나가기 전에 출고된 것인지, 지나간 뒤에 출고된 것인지를 두고 다투게 되기 때문입니다.

컷오프란 무엇인가

컷오프는 날짜와 시각입니다. 예를 들어 금요일 근무 종료 시각인 18시입니다. 장부는 그 시점으로 고정하여 컷오프까지의 문서는 모두 반영하고 그 이후 문서는 제외합니다. 실사 수량도 그 시점의 값으로 표현합니다. 구역에 따라 더 늦게 세었더라도 마찬가지입니다.

문서의 기준을 먼저 정합니다

1. 활동이 자연스럽게 줄어드는 시점을 고릅니다. 근무 종료, 휴식 시간, 교대 사이가 그렇습니다.
2. 컷오프 직전의 마지막 입고서, 출고서, 이동서, 생산 실적서의 번호를 종류별로 적고, 교대 책임자가 서명합니다. 이보다 큰 번호의 문서는 컷오프 이후로 봅니다.
3. 컷오프까지의 모든 문서를 정해진 기한 안에 시스템에 입력하도록 합니다. 예를 들어 다음 근무일 정오까지로 정하고, 늦어진 문서는 목록으로 남깁니다.
4. 컷오프 시점의 장부 잔량을 내려받아 시각과 함께 보관합니다.
5. 시스템에 아직 입력되지 않은 종이 입고증이나 출고증은 조사 전에 한 번 모아 번호를 매겨 둡니다. 그래야 어느 문서가 컷오프 전인지 후인지를 바로 가릴 수 있습니다.

움직임이 이어지는 동안 세는 방법

보통 두 가지를 함께 씁니다.

• 구역 정지: 한 구역을 세는 동안만 그 구역의 입출고를 잠시 멈춰 달라고 요청합니다. 작은 구역을 빠르게 셀 때 적합하고, 끝나면 바로 풀어 줍니다. 보류한 움직임은 따로 기록합니다.
• 이동 기록: 정지하기 어려운 구역은 컷오프부터 실사까지 그 구역의 입고와 출고를 시각과 함께 기록합니다. 계산은 다음과 같습니다. 컷오프 시점 재고 = 실사 수량 + 이후 출고 수량 - 이후 입고 수량. 이동 기록에는 시각, 품목, 수량, 입고인지 출고인지, 문서 번호, 기록한 사람을 적습니다.

설명을 위한 예입니다. 컷오프는 18시이고, B구역 조사는 22시에 끝났으며 어떤 품목이 1,180개로 확인되었습니다. 이동 기록에 따르면 18시부터 22시 사이에 60개가 출고되고 20개가 입고되었습니다. 컷오프 시점의 재고는 1,180 + 60 - 20 = 1,220개입니다. 컷오프 시점의 장부가 1,230개라면 차이는 -10개입니다. 이동 기록이 없었다면 이 차이는 -50개로 보였을 것입니다.

출하 대기 물품과 라인 위의 부품

상차 구역에 놓인 출하 대기 물품은 분쟁이 잦습니다. 하나의 규칙을 정해 모든 곳에 같게 적용합니다. 예를 들어 컷오프 전에 납품서에 서명이 끝난 물품은 출고된 것으로 보아 재고에서 뺍니다. 서명이 없는 대기 물품은 아직 재고이므로 표시된 구역에 두고 센 뒤 "출하 대기"로 표시합니다. 생산 라인의 부품은 컷오프 시점에 도달해 있던 공정 단계에서 셉니다. 라인으로 불출했지만 아직 쓰지 않은 자재는 재고로 볼지 재공품으로 볼지도 미리 정해 둡니다.

누가 확인하는가

창고 책임자와 생산 책임자가 각자 컷오프 기록지에 서명하고, 재무 담당자에게 사본을 줍니다. 조사하는 동안은 세는 사람이 아닌 다른 한 명이 이동 기록을 맡습니다. 규칙 밖의 움직임이 필요할 때는 책임자의 승인을 받아 기록에 남깁니다. 컷오프 기록지와 이동 기록은 조사가 끝난 뒤에도 근거 자료로 보관합니다.

정리

가동 중에도 조사가 가능하려면 하나의 기준 시점, 문서 번호의 기록, 이동 기록이라는 세 가지가 필요합니다. Smart Inventory는 창고를 구역으로 나누고 컷오프 이후의 입출고를 따로 기록하여, 창고 운영이 멈추는 시간을 최소화합니다.