ABC 등급별 순환 재고조사: 얼마나 자주 세어야 하나

연 1회 전수조사에는 익숙한 패턴이 있습니다. 주말 내내 작업하고, 차이 목록이 길게 나오고, 그 오류 중 상당수가 이미 열한 달 전에 생긴 것임을 알게 됩니다. 그때는 어느 입고 건인지, 어느 교대조인지, 어떤 문서 때문인지 아무도 기억하지 못합니다. 순환 재고조사는 이 작업을 일 년에 걸쳐 나눕니다. 전부를 한꺼번에 세는 대신 매일 몇 곳의 위치나 몇 개의 품목을 세고, 중요한 품목일수록 더 자주 셉니다. 창고는 평소처럼 움직이는 채로 진행됩니다.

품목을 A, B, C로 나눕니다

ABC 분류는 장부에서 내려받은 데이터로 품목을 연간 출고 금액(출고 수량 × 단가) 순서로 줄 세우는 방법입니다. 1C나 엑셀에서 최근 12개월 출고 금액으로 정렬하면 됩니다.

• A 등급: 누적 금액의 앞쪽 70~80%를 차지하는 품목입니다. 품목 수로는 보통 소수입니다.
• B 등급: 그다음 15~20% 정도를 차지합니다.
• C 등급: 나머지입니다. 품목은 많지만 금액은 작습니다.

경계 비율은 관례일 뿐이므로 취급 품목에 맞게 조정합니다. 두 가지는 보정해 주십시오. 값은 싸도 없으면 라인이 멈추는 부품과 지난 조사에서 오류가 났던 품목은 A로 올립니다. 1년 동안 움직임이 없는 품목은 별도 목록으로 두고 연 1회만 확인합니다.

주기와 하루 작업량

설명을 위해 활성 품목이 3,000개라고 가정해 보겠습니다. A 등급 300개는 매월, B 등급 600개는 분기마다, C 등급 2,100개는 반기마다 셉니다. 한 달 20일, 분기 60일, 반기 약 125일의 근무일로 계산하면 A는 300 ÷ 20 = 하루 15개, B는 600 ÷ 60 = 하루 10개, C는 2,100 ÷ 125 = 하루 약 17개입니다. 합치면 하루 약 42개이고, 스캐너를 든 두 사람이 두어 시간이면 끝낼 수 있는 양입니다. 창고를 세워 놓고 3,000개를 하루 이틀에 세는 전수조사와는 부담이 크게 다릅니다.

실제 작업은 품목이 아니라 위치를 단위로 합니다. 그날 셀 품목이 창고 곳곳에 흩어져 있으면 시간의 대부분이 걷는 데 쓰이므로, 목록은 구역과 동선 순서로 정렬합니다.

매일의 작업 순서

1. 장부에서 이번 주에 주기가 돌아온 품목을 뽑아 구역별로 묶고 동선 순서로 정렬합니다.
2. 입출고가 가장 적은 시간대, 예를 들어 첫 교대 전이나 마지막 입고 이후에 셉니다.
3. 위치 라벨과 품목 라벨을 스캔하고 수량을 입력합니다. 가능하면 장부 수량을 보지 않은 채 셉니다.
4. 같은 날 장부와 비교합니다. 정해 둔 기준을 넘는 차이는 다른 사람이 다시 세고, 그 위치의 입출고가 이어지기 전에 원인을 확인합니다.
5. 결과를 기록합니다. 날짜, 위치, 품목, 장부 수량, 실사 수량, 원인, 담당자를 남깁니다.

달력뿐 아니라 사건이 생겼을 때도 셉니다

정해진 주기와 상관없이 바로 확인해야 하는 경우가 있습니다. 선반에는 물건이 있는데 장부는 0이거나 마이너스인 경우, 큰 입고나 출고를 방금 처리한 경우, 물품을 다른 위치로 옮긴 경우, 출고 담당자가 "그 자리에 없다"고 알려 온 경우, 고객이 수량이 다르다고 항의한 경우입니다. 오류가 생긴 바로 그 시점에 잡으면 원인을 설명하는 비용이 가장 적게 듭니다.

결과를 활용합니다

등급별로 세어 본 위치 수, 차이가 난 위치 수, 일치한 비율을 기록합니다. A 등급이 몇 달 연속으로 거의 맞는다면 C 등급의 주기를 늘려도 됩니다. 특정 구역만 계속 어긋난다면 다시 세기보다 원인(라벨, 섞인 보관함, 입고 방식)을 먼저 찾아야 합니다. 기록이 쌓이면 어느 품목과 어느 구역에서 오류가 자주 나는지가 자연스럽게 드러나서, 개선할 곳을 고르기도 쉬워집니다. 순환 조사로 연말 전수조사를 대신할 수 있는지는 본사 재무팀과 감사팀이 판단할 문제이므로, 미리 문의하고 답을 서면으로 받아 두십시오.

정리

순환 재고조사는 일 년에 한 번 치르는 힘든 행사를 가볍고 꾸준한 습관으로 바꾸고, 아직 원인을 설명할 수 있을 때 오류를 찾아 줍니다. Smart Inventory의 순환 재고조사는 핵심 품목과 회전이 빠른 품목을 정해진 주기로 확인하여, 창고를 멈추지 않고도 차이를 일찍 발견하도록 돕습니다.