컷오프 시점의 운송 중 물품과 미처리 문서

컷오프 시점에 모든 물품이 깔끔하게 "창고 안" 또는 "창고 밖"에 있지는 않습니다. 정문 앞에 하차하지 않은 트럭이 서 있습니다. 서명되지 않은 납품서를 단 파렛트가 입고장에 놓여 있습니다. 출하 서류가 만들어지는 동안 상차된 물품이 기다리고 있습니다. 장부는 이런 물품을 한 방식으로 처리하고 실사는 다른 방식으로 처리하면, 같은 물품이 두 합계에 모두 들어가거나 어느 쪽에도 들어가지 않아 거짓 차이가 생깁니다. 해법은 문서로 정한 규칙을 양쪽에 일관되게 적용하는 것입니다.

원칙: 모든 물품은 정확히 한 곳에 있다

애매한 구역에 있는 물품마다 재고, 출고, 또는 별도 목록의 "미결" 중 하나로 정합니다. 실물 조사와 장부에 같은 결정을 적용합니다. 목적은 물품이 두 번 세어지거나 한 번도 세어지지 않는 일이 없게 하는 것입니다. 규칙은 양쪽이 모두 확인할 수 있는 것, 곧 물품을 실제로 가지고 있는지와 문서의 서명을 기준으로 삼아야 합니다.

흔한 사례와 규칙

아래는 예시이며 소유권 이전 조건은 계약에 따라 다르므로, 재무 담당자와 함께 조정하십시오.

1. 컷오프 전에 하차하고 수량을 확인하고 납품서에 서명했지만 아직 시스템에 입력하지 않은 물품: 재고입니다. 실물로 세고, 해당 문서를 장부의 "입력 대기" 목록에 넣어 장부를 실물에 맞춥니다.
2. 입고장에 있지만 검수 전이고 납품서에 서명이 없는 물품: 아직 재고가 아닙니다. 문서 번호와 수량을 "입고됨, 미검수" 목록에 적고 실사 합계에는 넣지 않습니다.
3. 컷오프 시점에 정문 앞이나 이동 중인 트럭: 운송 중입니다. 세지 않고, 문서 번호를 알면 함께 적어 둡니다.
4. 컷오프 전에 상차하고 납품서에 서명한 물품: 차량이 아직 구내에 있어도 출고된 것입니다. 장부에 아직 입력되지 않았다면 재고에서 뺍니다.
5. 상차 구역에 놓여 있지만 서명된 납품서가 없는 물품: 아직 재고입니다. 표시된 구역에서 셉니다.
6. 검수를 기다리는 반품: 양품과 섞지 말고 "반품 대기"라는 별도 상태로 둡니다.

예외 목록을 유지합니다

문서 번호, 날짜, 품목, 수량, 사례 번호(1~6), 물품의 위치, 확인자, 컷오프 이후의 처리 상태를 적은 간단한 표를 만들고, 조사가 끝나면 창고 책임자가 서명합니다. 조사 후에는 대기 중인 각 문서가 실제 날짜로 입력되었는지, 수량이 목록과 같은지 확인합니다. 컷오프 후 첫 주에 목록을 한 번 더 열어 처리 상태를 갱신하면 잊힌 문서가 남지 않습니다.

설명을 위한 예입니다. 목록에 문서가 5건 있습니다. 사례 1 두 건은 300개와 120개로, 이미 선반에 있지만 입력되지 않았습니다. 사례 2 한 건은 500개가 입고장에서 미검수 상태입니다. 사례 3 한 건은 800개를 실은 트럭입니다. 사례 4 한 건은 60개를 상차했습니다. 목록이 없으면 한 품목에서 420개의 가짜 잉여가, 다른 품목에서 60개의 가짜 부족이 나타납니다. 목록이 있으면 장부에 420개를 입력 대기로 더하고 60개를 빼서 두 차이가 모두 사라집니다. 사례 2와 3은 양쪽 어디에도 들어가지 않으므로 차이는 없지만, 나중에 누가 컷오프 이전 날짜로 입력하면 장부가 선반보다 많아지기 때문에 반드시 목록에 적어 둡니다.

누가 정하나

특히 인도 조건에 따라 소유권이 달라지는 물품의 규칙은 재무 담당자가 물류 담당자와 함께 조사 전에 정해 문서로 남깁니다. 세는 사람은 규칙을 해석하지 않고 적용합니다. 입고 담당자, 출하 담당자, 경리 담당자 모두가 같은 한 장을 가지고 있어야 합니다. 세관이나 외부 검사에 묶여 있어 창고 밖에 있는 물품도 운송 중 목록에 넣습니다.

정리

운송 중인 물품과 미처리 문서는 규칙이 없으면 분쟁이 되고, 규칙이 있으면 목록 한 장이 됩니다. Smart Inventory는 스캔 결과를 장부와 품목별로 맞춰 보면서 컷오프 시점의 예외 목록을 함께 정리해, 시점 차이와 실제 차이를 구분해 전달합니다.